Jeśli potrzebujemy samochodu firmowego to wyjścia mamy w zasadzie dwa. Po pierwsze wykorzystać do celów firmowych własny samochód. Po drugie, kupić samochód „na firmę” dzięki czemu staje się składnikiem jej majątku. Pierwszy sposób wiąże się z kilkoma ograniczeniami: nie można uznać zakupu samochodu prywatnego za koszt firmowy, a wydatki na jego eksploatację można rozliczyć jedynie w zakresie, jaki miał związek z wykonywaniem pracy zawodowej na podstawie ewidencji przebiegu samochodu. W naszym wpisie zajmiemy się sytuacją drugą – kupujemy samochód firmowy w salonie samochodów używanych.

Podstawowym dokumentem w przypadku zakupu samochodu w salonie samochodowym jest faktura VAT, na podstawie której nabywamy samochód, czyli możemy wciągnąć samochód do ewidencji środków trwałych firmy. Można się spotkać z dwoma rodzajami faktury:
– faktura VAT z 23% podatkiem VAT i możliwością jego rozliczenia,
– faktura VAT marża bez możliwości odliczenia VAT.

Niewątpliwą korzyścią z zakupu samochodu „na firmę” jest możliwość rozliczenia jego kosztów eksploatacji, którą precyzują obowiązujące przepisy. Według nich możliwość rozliczenia pełnych kosztów eksploatacji uzależniona jest od faktu czy pojazdy samochodowe są wykorzystywane wyłącznie do działalności  gospodarczej podatnika lub konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą. Jeśli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie, to można rozliczyć koszty eksploatacji samochodu jako firmowe.  W przypadku gdy przedsiębiorcy używają w firmie samochody również na cele prywatne, tracą połowę odliczenia podatku VAT. W odniesieniu do kosztów zakupu samochodu stosuje się zaś mechanizm amortyzacji. Samochód firmowy powinien być zarejestrowany jako firmowy (wpis w dowodzie rejestracyjnym). Nie dotyczy to jedynie jednoosobowych działalności gospodarczych, których właściciele są wpisani również jako prywatni właściciele samochodu w dowodzie rejestracyjnym. Nie stanowi to jednak przeszkody w rozliczaniu VAT, eksploatacji czy amortyzacji.

Zakupiony samochód może nie być środkiem trwałym jedynie w dwóch przypadkach. Jeśli jego wartość jest niższa niż 3500 PLN przedsiębiorca ma swobodę w podjęciu decyzji czy pojazd stanie się środkiem trwałym czy wyposażeniem firmy. Druga sytuacja dotyczy samochodu, którego wartość przekracza 3500 PLN i ma być użytkowany do celów firmowych przez okres krótszy niż rok. Wówczas samochodu nie traktuje się jako środka trwałego, a jego zakup można rozliczyć jako koszt podatkowy w dniu zakupu w całości.